診療科・診療スタイルとの相性（予約形式と機能範囲で見る分類）

予約システムの分類には「予約の取り方（予約形式）」による3タイプと「機能範囲」による3タイプの2軸で整理できます。自院の診療スタイルや解決したい経営課題にあわせて、両方の軸から自院に合うタイプを見極めましょう。

【予約形式で見る3タイプ】

タイプ	主な機能	特徴
①時間枠予約型（日時指定）	特定の日時を指定して予約	患者さんの待ち時間を最小限におさえられる 診察が長引くと後ろの予約が後ろ倒しになりやすい
②順番待ち型（当日受付）	当日にオンラインで整理券（順番）を発行	多くの患者さんを柔軟に受け入れられる 具体的な診察時間が確約されないため、待ち時間が予想より長くなるケースもある
③複合型（①＋②のハイブリッド）	時間枠予約と当日順番待ちの組み合わせ	患者さんの状況に応じて時間枠予約と当日順番待ちを使い分けられる柔軟性 院内の運用ルール整備が必要

【機能範囲で見る3タイプ】

タイプ	主な機能	特徴
①予約特化型	Web予約の受付・予約枠管理に特化	導入コストをおさえやすい 電子カルテ連携が浅いと二重入力が発生することもある
②Web問診一体型	予約とWeb 問診をセットで提供	来院前に主訴を把握でき、電子カルテへ問診内容を取り込める製品も増えている 問診の入力が患者さんの負担になる場合があり、入力内容が電子カルテのどこまで反映されるかは連携仕様によって異なる
③オールインワン型	予約・Web問診に加え、二次元コード受付や自動会計まで対応	会計待ちを削減できる アプリが苦手な患者さんや現金対応の運用分担が必要

自院にはどのタイプが向いているか、下表を参考になさってください。

【自院タイプ診断表】

診療科・院の特徴	患者さんの傾向	相性のよい予約形式	相性のよい機能範囲
内科・小児科など、当日の症状変化が多い診療科	初診と再診が混在しやすい	複合型	Web 問診一体型
皮膚科・耳鼻咽喉科など、処置内容によって診察時間が変動しやすい診療科	処置内容や当日の症状によって所要時間が前後しやすい	時間枠予約型・順番待ち型のいずれも選択肢（自院の処置内容の傾向に応じて検討）	診療内容に応じて予約特化型・Web 問診一体型を検討
内科・整形外科など、高齢の患者さんの来院が多い診療科	電話予約を好む層が中心	順番待ち型（自動音声電話での整理券発行）	予約特化型
美容皮膚科など若年層が中心の診療科	スマートフォン利用が中心	時間枠予約型（アプリ・LINE※での日時指定）	オールインワン型

※LINE、LINEのロゴは、LINEヤフー株式会社の登録商標または商標です。

複数のタイプにまたがる場合は、時間枠予約と順番待ちを組みあわせた複合型など、柔軟に対応できるシステムかどうかもあわせて確認しましょう。

実際にどのような機能があるのか気になる方は、予約と問診管理をセットで提供する「Medicom 診療支援」の製品ページもあわせてご覧ください。

▶Medicom 診療支援の製品ページはこちらから

電子カルテ・レセコンとの連携可否

予約システムを選ぶ際は、電子カルテやレセコンとの連携可否も確認しておきたいポイントです。予約時に入力した患者さん情報がカルテへ自動反映されるしくみがあれば、二重入力の手間をなくし、受付から診察までの時間短縮につながります。

連携の柔軟性は、システムの提供形態（クラウド型・オンプレミス型）によって差があります。クラウド型（インターネット経由でサービスを利用する形態）は、API連携が中心のため対応できるシステムが限定されやすい形態です。一方のオンプレミス型（自院サーバーにシステムを構築する形態）は、開発をともなうものの柔軟な連携を組みやすい傾向があります。

資料請求や商談の場で、以下のような質問を投げかけておくと、導入後の連携トラブルを避けやすくなります。

【ベンダーへの確認リスト例】

• 予約情報はカルテのどの項目に反映されるか
• 使用中の電子カルテ・レセコンの製品名で連携実績があるか
• LINEなど外部IDとの連携は可能か
• 連携部分の追加費用や開発期間は発生するか

費用相場

予約システムの費用は、クラウド型かオンプレミス型かで大きく異なります。費用感をつかむ前に、日々の来院患者数やピーク時間帯の推移を洗いだし、必要な予約枠数や同時アクセス数の目安を把握しておくと、オーバースペックや機能不足を防ぎやすくなります。

月額費用は、数千円〜数万円程度に収まるケースが一般的です。ただし、導入費用（初期費用）と導入後の運用費用（月額費用・保守費用）は別物であり、どちらにどこまで含まれるかはシステムやメーカーによって考え方が異なります。見積り取得時は、初期費用と月額費用の内訳だけでなく、保守・サポート費用やアップデート費用がどちらに含まれるかまで確認しましょう。

なお、見積書は項目が多岐にわたり、判断までに時間を要する可能性がある書類です。電子カルテを例に、見積書の見方を解説したセミナーを用意しているため、事前準備の1つとしてお役立てください。

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サポート体制・導入後のフォロー

予約システムは、導入して終わりではありません。そのため、稼働後の運用フェーズも見据え、資料請求や問い合わせの段階から、サポート体制と対応時間を確認しておきましょう。

具体的には、システムに不具合が発生した際の対応窓口や対応時間、電話・チャットなど問い合わせ手段の種類、スタッフ向けの操作研修やマニュアルの有無などが確認ポイントです。とくに導入直後はスタッフの操作に不慣れな場面が生じやすいため、現地サポートや電話対応が手厚いベンダーを選ぶと、稼働後のトラブルを最小限におさえやすくなります。

【その他の確認ポイント】

• 急患枠・予約外枠・発熱外来枠を設定できるか
• 予約変更・キャンセル・無断キャンセル対策の運用方法
• 呼び出し通知の手段（LINE・SMS・メール・アプリなど）
• 医療費後払いを利用する場合の手数料や返金処理の方法
• 個人情報の保存場所、アクセス権限、ログ管理、バックアップ体制

予約システムの導入効果を判断するには、メリットだけでなくデメリットもあわせて把握しておく必要があります。クリニック側と患者さん側、双方の立場から具体的な内容を確認していきましょう。

メリット（クリニック側／患者さん側）

予約システムを導入すると、現場の負担が変わります。電話や窓口対応に追われていたスタッフの手が空き、記入ミスや予約の重複といった見えにくいロスも減らせるため、限られた人員でもスムーズな診療体制を保ちやすくなります。

クリニック側の主なメリットは、以下のとおりです。

• 電話対応や窓口対応の業務負担が軽減される
• 予約の重複や記入ミスなどヒューマンエラーが減る
• 電子カルテとの連動で受付から診察までの時間短縮につながる
• 無断キャンセル防止に役立ち、収益の安定化につながる
• 患者数の偏りをおさえ、混雑緩和や再来院率の向上に活用できる

また、予約システムはクリニック側だけでなく患者さんの負担も軽くします。具体的な患者さん側の主なメリットは、以下のとおりです。

• 待ち時間をコントロールしやすくなり通院の負担が減る
• 電話をかけずスマートフォンから予約できる
• 予約確認やリマインド通知で予約忘れを防げる

デメリット（クリニック側／患者さん側）

便利な一方で、予約システムの導入は運用ルールの整備やスタッフの操作習得など、導入前後に一定の手間が発生する点は見落とせません。とくに紙の予約台帳や電話予約に慣れた現場では、切り替え直後の混乱にも備えが必要です。

クリニック側の主な注意点は、以下のとおりです。

• 予約枠の設定次第で待ち時間が長くなる場合がある
• オンライン予約が苦手な患者さんへの配慮が必要になる
• スタッフの操作習得に一定の教育期間がかかる
• 初期費用や月額費用など導入コストが発生する

患者さんの立場から見ても、予約システムには留意すべき点があります。具体的な注意点は、以下のとおりです。

• 前の診察が長引くと予約時間どおりに進まない場合がある
• システムによって予約操作がわかりにくいと感じる方もいる

ここからは、予約システムの導入を決めた際の、一般的な導入手順を5つのステップにわけて解説します。

①資料請求・問い合わせ

複数のベンダーから資料を取り寄せ、下記項目などを比較検討するところから始めます。

• 基本機能
• 操作性
• 初期費用と月額費用の詳細
• 既存システムとの連携可否
• サポート体制と対応時間など

3社程度に候補を絞り込めると、次のステップに進みやすくなります。資料だけでわからない点は、直接問い合わせて確認しましょう。

②見積り取得

候補にあがったベンダーから、具体的な見積りを取得します。導入費用や維持費用に加え、オプション機能の追加費用や連携開発費用まで含めて比較すると、総コストの把握が容易です。複数社の見積りをそろえれば、適正価格の判断材料になります。

③テスト利用

本契約の前に、テスト環境での試用は踏んでおきたいステップです。多くのベンダーが、一定期間の無料トライアルや低コストでのテスト利用を用意しています。スタッフの使いやすさや自院の診療フローとの適合性、患者さんから見た予約のしやすさなどを、実際の運用イメージにそって確認しましょう。

④本契約

テスト利用の結果をふまえ、最終的なシステム選定と契約を行います。下記のような、契約書の記載内容を確認したうえで進めましょう。

• サービス内容
• 料金体系
• サポート・保守の範囲
• 障害発生時の対応フロー
• 契約期間や解約条件など

とくに導入後のサポート体制は、事前に確認しておくと有事の際でも安心です。

⑤導入・稼働

契約後は、下記を計画的に進めましょう。

• 導入スケジュールの策定
• スタッフ研修
• 患者さんへの告知
• 既存データの移行など

本格稼働後も定期的に運用状況を確認し、必要に応じて設定や運用方法を見直すと、安定した運用につながります。

ウィーメックス株式会社では、診療予約と問診管理をセットにしたWebアプリケーション「Medicom 診療支援」を提供しています。特長は下表のとおりです。

タイプ	Web問診一体型
特長	約14種類の問診票テンプレートを用意（カスタマイズにも対応） 患者さん側でのアプリダウンロードやアカウント登録などの準備は不要 クレジットカード決済に対応
向いているクリニック	ウィーメックス製の電子カルテ・レセコンをすでに利用している 予約と問診管理を１つのシステムでまとめたい はじめての予約システム導入で、操作のシンプルさを重視したい

導入費用0円、月額10,978円（税込み）から利用でき、はじめての予約システム導入でも扱いやすい機能にしぼった設計です。より詳しい内容は製品ページで確認いただけるため、あわせてご覧ください。

▶「Medicom 診療支援」の製品ページ・お問い合わせはこちらから

クリニックの予約システムは、患者さんの利便性向上と業務効率化を同時にかなえるツールです。選定の際は、下記4点を軸に比較すると、自院にあったシステムを見つけやすくなります。

• システムのタイプ
• 電子カルテ・レセコンとの連携可否
• 費用相場
• サポート体制

まずは複数社への資料請求からはじめ、比較検討の一歩を進めてみてはいかがでしょうか。